Reservedelsforvaltning - hvorfor er det viktig? En kvalitativ og kvantitativ analyse av reservedelsforvaltningen tilknyttet Nordkapp-klassen

Abstract

I tråd med teknologisk utvikling på havet har logistikken måttet holde seg oppdatert for å kunne understøtte nye teknologier. Nyvinninger som avanserte våpensystemer og sensorer er med på å øke kompleksiteten til fartøyenes reservedelsbeholdning. Ettersom Nordkapp-klassen er 40 år, har den vært igjennom mye. Forandringer i det sikkerhetspolitiske bildet, teknologisk utvikling, midtlivsoppdatering og rutinemessig vedlikehold gjør det naturlig å tenke at fartøyene inneholder en rik historie hva gjelder reservedelsforvaltning. Grunnet den trolig rike historikken rundt reservedeler til Nordkapp-klassen ble det naturlig for oss å undersøke temaet nærmere. Med tanke på at ett av fartøyene allerede er faset ut, og de andre skal bli faset ut innen utgangen av 2023, så vi på det som interessant å undersøke hvor store mengder reservedeler tilknyttet fartøyene vi har på lager og hvor stor verdi disse delene utgjør. Vi kom videre frem til følgende problemstilling: Hvor stor mengde og verdi av reservedeler tilknyttet Nordkapp-klassen har vi på lager og hvordan forvaltes reservedelsbeholdningen? Vi har gjennomført seks intervjuer og analysert to datauttrekk. Datauttrekkene er hentet ut av SAP, men baserer seg på ulike kriterier for å få tall på mengde og verdi av beholdningen. Personene vi har intervjuet har vi plukket ut basert på erfaring, stilling og perspektiv i fra FMA, FLO og Kystvakten. Gjennom datauttrekket i fra SAP har vi forsøkt å avdekke trender ved reservedelsforvaltningen. For å avkrefte eller bekrefte trendene vi har funnet, har vi satt perspektivene vi har fått i intervjuene opp mot hverandre. Dette har vi brukt i drøftingen for å besvare siste del av problemstillingen om hvordan reservedelsforvaltningen til Nordkapp-klassen gjennomføres. Det å komme frem til nøyaktig mengde og verdi på reservedelsbeholdningen viste seg å være vanskeligere enn vi først antok. I intervjuene vi gjennomførte kom det frem at datauttrekkene kunne være mangelfulle. Mulige grunner til dette fremkom også gjennom intervjuene. Noen av disse grunnene var handel på fritekst, mangel på systemtilknytning for reservedelene, forvirring rundt varegruppebegrepet i SAP og unøyaktig kodifisering. For å avdekke hvordan reservedelsbeholdningen forvaltes strukturerte vi funnene våre fra intervjuene i tre temaer. Disse temaene var beredskap og lagerstyring, Forsvarets organisasjon og ERP-systemer. Temaene har vært gjennomgående i strukturen vår, noe som også gjelder drøftingsdelen. Etter å ha drøftet forskningsspørsmål tilknyttet hvert tema har vi kommet frem til følgende konklusjoner: 1) Ingen av reservedelene til Nordkapp-klassen har blitt faset ut til tross for at ett av fartøyene har blitt det. Dette kan man argumentere for høyner beredskapsnivået til de gjenværende fartøyene, ettersom det gjenstår flere reservedeler per fartøy. På den andre siden har vi gjennom datauttrekk og intervjuer funnet ut at reservedeler til en verdi på 120 000 000 ikke har blitt brukt de siste seks årene. Den manglende bruksdataen skyldes blant annet utilstrekkelig tillit til Forsvarets systemer, og manglende tro på kvaliteten på reservedelene allerede på lager, noe som fører til at Kystvakten går utenfor systemet og handler på fritekst til Nordkapp-klassen. 2) For å unngå manglende tillit til Forsvarets systemer er det viktig at partene involvert i materiellforvaltningen unngår tunnelsyn, oppretter god dialog med hverandre og etablerer felles fremtidsrettede mål. 3) Under dette forskningsspørsmålet fikk vi bekreftet teorien om at masterdata til ERP-systemer er kritisk. I tillegg til dette fikk vi avdekket at SAP er et system med høy brukerterskel. Kombinert med dårlige bruksdata grunnet kjøp utenfor systemene blir SAP betydelig mindre pålitelig som styringsverktøy. Dersom SAP sin pålitelighet blir svekket er det bekymringsverdig med tanke på at verktøyet i større grad skal gjøre oppgaver tidligere utført av personer gjennom å fungere som en kontrollfunksjon når Forsvaret skal moderniseres (McKinsey & Company, 2015 s.7). Vi har gjennom arbeidet med studien forstått at det er mye arbeid som gjenstår dersom man skal avdekke de nøyaktige verdiene for beholdning og verdi. Noe av det vi anbefaler for videre forskning er å avdekke nøyaktig mengde og verdi på reservedelsbeholdningen til Nordkapp-klassen og hele Sjøforsvaret, kartlegge brukbarheten på reservedelene på lagrene til FLO og avdekke kostnader og gevinster ved å legge ned arbeid for å senke brukerterskelen i SAP.