Effektivisering av materiellanskaffelser i Forsvaret. Årsaker til økt tidsbruk i etterkant av Flaskehalsanalysen

Abstract

Det har blitt gjort en rekke analyser og studier de siste årene av investeringsområdet og anskaffelsesprosessen av materiell i Forsvaret for å identifisere mulige områder til forbedring og effektivisering. I 2011 fikk forsvarsstaben i oppdrag om å initiere en analyse av investeringsprosessen. Forsvarets Logistikk Organisasjon i samarbeid med Forsvarets Forskningsinstitutt gjennomførte en Flaskehalsanalyse av Forsvarets investeringsvirksomhet for å identifisere tiltak som kunne bidra til en mer effektiv gjennomføring av anskaffelsesprosessen. Til tross for dette arbeidet beskriver McKinsey i sin rapport i 2015 at gjennomsnittlig tidsbruk som går med til å utarbeide fremskaffelsesløsning har økt med ca. 40 % siden 2011. Data som vi har innhentet viser en økning på ca. 30% i samme tidsperiode. Dette er bakgrunnen for at vi i denne oppgaven har tatt utgangspunkt i tre analyser av Forsvarets investeringsprosess publisert i perioden 2011-2017 for å svare på problemstillingen: Hvilke faktorer i effektiviseringsprosessen har ført til økt tidsbruk i utarbeidelsen av en fremskaffelsesløsning? Vi har besvart oppgaven ved å analysere fellestrekk og ulikheter ved effektiviseringstiltakene som har blitt iverksatt i de tre analysene. Videre bruker vi intervjuer fra samme tidsperiode til å øke vår forståelse av de utfordringene som ansatte opplever i hverdagen. Dette vil vi videre knytte opp mot Lewins tre endringsfaser. En teori som presenterer tre faser som en organisasjon bør gå gjennom, for å oppnå en vellykket endring. I veldig korte trekk peker funnene i denne oppgaven i hovedsak på tre årsaker i endringsprosessen som bidrar til økt tidsbruk. Dårlig kommunikasjon, ulik helhetsforståelse i organisasjonen og manglende vilje til endring. Kort oppsummert har ingen av tiltakene eller prosessen i sin helhet kommet til Lewins 3. fase: Ny tilfrysing. Dette betyr at det ikke har blitt lagt ned et grundig nok arbeid i de to foregående fasene slik at endringsprosessen ikke har noen forutsetninger til å lykkes.